Cách sắp xếp thứ tự bảng chữ cái trong Google Sheets chi tiết nhất

Việc sắp xếp dữ liệu là một trong những kỹ năng quan trọng mà bạn nên học khi làm việc với Google Sheets trên máy tính hay điện thoại. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sắp xếp thứ tự bảng chữ cái trong Google Sheets để giúp bạn tổ chức dữ liệu của mình một cách hiệu quả.

I. Sắp xếp dữ liệu với Google Sheets

Để sắp xếp dữ liệu trong Google Sheets hoặc bất kỳ danh sách nào khác, trước hết bạn cần xác định tiêu chí sắp xếp. Ví dụ, nếu bạn sắp xếp Pokémon, bạn có thể muốn sắp xếp theo số lượng Pokémon. Tương tự, khi sắp xếp bộ sưu tập CD của bạn, bạn có thể muốn sắp xếp theo năm phát hành.

Nếu bạn đang sắp xếp danh sách các nhà báo tại Android Police, bạn có thể sắp xếp theo họ tên của họ. Như vậy, một sắp xếp đơn giản như thế có thể được thực hiện chỉ với vài cú nhấp chuột.

1. Sắp xếp dữ liệu bảng tính trên máy tính

Để sắp xếp dữ liệu trong một bảng tính Google Sheets, bạn có thể làm theo các bước sau:

• Chọn bất kỳ ô nào trong hàng dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp.

• Nhấp vào tab "Dữ liệu" trong menu phía trên của cửa sổ.
• Di chuột qua mục "Bảng sắp xếp" từ danh sách các tùy chọn xuất hiện.
• Chọn "Sắp xếp trang tính theo cột A (A đến Z)" hoặc "Sắp xếp trang tính theo cột A (Z đến A)", tuỳ thuộc vào nhu cầu của bạn.

2. Một phương pháp sắp xếp dữ liệu thay thế trong Google Trang tính

Để sắp xếp dữ liệu trong một cột của bảng tính Google Sheets, bạn có thể làm theo các bước sau:

• Chọn cột chứa dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp.
• Di chuột qua tiêu đề cột đã chọn và nhấp vào nút menu hình tam giác.
• Từ trình đơn thả xuống, chọn "Sắp xếp trang tính từ A đến Z" hoặc "Sắp xếp trang tính từ Z đến A".

3. Sắp xếp dữ liệu Google Trang tính bằng ứng dụng dành cho thiết bị di động

Để sắp xếp dữ liệu trong một cột của bảng tính trên điện thoại di động, bạn có thể làm theo các bước sau:

• Chọn cột chứa dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp bằng cách nhấn vào tiêu đề cột.
• Nhấn lại vào tiêu đề cột để hiển thị menu.
• Chạm vào "menu mục bổ sung có dấu ba chấm". Trên iOS, bạn sẽ thấy một mũi tên thay vì menu ba chấm.

• Chọn "Sắp xếp AZ" hoặc "Sắp xếp ZA", tuỳ thuộc vào nhu cầu của bạn.
• Các tùy chọn sắp xếp có thể được áp dụng cho cả các giá trị số. Tùy chọn "A đến Z" tương đương với việc sắp xếp các số theo thứ tự từ thấp đến cao. Tương tự, tùy chọn "Z đến A" sắp xếp các số theo thứ tự từ cao đến thấp.

II. Sắp xếp nâng cao với Google Trang tính

Để sắp xếp dữ liệu trên Google Trang tính, có thể sử dụng các tùy chọn đơn giản như sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số, hoặc các tùy chọn phức tạp hơn. Ví dụ, bạn có thể sắp xếp theo từng danh mục, sau đó sắp xếp theo thời gian trong mỗi danh mục. Để làm điều đó trên Google Trang tính, bạn cần thực hiện các bước sau:

• Chọn dữ liệu bạn muốn sắp xếp, không chỉ cột có dữ liệu bạn muốn sắp xếp theo. Bạn có thể chọn toàn bộ trang tính.

• Nhấp vào "Dữ liệu" từ menu ở đầu cửa sổ.
• Di chuột qua "Phạm vi sắp xếp" từ trình đơn thả xuống.
• Chọn "Tùy chọn sắp xếp phạm vi nâng cao" và thiết lập các tùy chọn sắp xếp phù hợp với nhu cầu của bạn.

Để sắp xếp dữ liệu trong Google Trang tính, bạn có thể sử dụng tính năng Tùy chọn sắp xếp phạm vi nâng cao.

• Đầu tiên, chọn dữ liệu bạn muốn sắp xếp và nhấp vào Dữ liệu trong menu ở đầu cửa sổ.

• Tiếp theo, di chuột qua Phạm vi sắp xếp

• Chọn Tùy chọn sắp xếp phạm vi nâng cao.

• Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ mới để bạn tinh chỉnh cách sắp xếp của mình.

Bạn có thể sắp xếp dữ liệu theo cột bằng cách nhấp vào tiêu đề cột và chọn A→Z hoặc Z→A. Nếu bạn muốn sắp xếp trong từng nhóm, bạn có thể chọn thêm cột sắp xếp khác và lặp lại quá trình sắp xếp cho cột tương ứng với thuộc tính của nhóm. Sau đó, nhấp vào nút Sắp xếp để hoàn tất quá trình sắp xếp.

III. Sử dụng hàm để sắp xếp dữ liệu

Cách sử dụng hàm SORT để sắp xếp dữ liệu trong bảng tính mà không thay đổi dữ liệu gốc.

• Đầu tiên, cần đánh dấu ô mà dữ liệu đã sắp xếp bắt đầu xuất hiện

• Nhập hàm SORT trong ô hoặc thanh công thức với định dạng "=SORT(first_cell:last_cell)".

• Sau đó, mở rộng phạm vi để bao gồm tất cả các cột và kiểm tra lại kết quả sắp xếp. Mặc định, hàm SORT sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần dựa trên cột đầu tiên trong phạm vi.

Để thay đổi cách sắp xếp mặc định của hàm SORT, ta có thể thêm hai hoặc nhiều đối số vào hàm. Đối số đầu tiên là chỉ số cột mà ta muốn sắp xếp theo, đối số thứ hai là chỉ thị sắp xếp theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần. Ví dụ, nếu ta muốn sắp xếp danh sách Pokémon từ Z đến A thay vì từ A đến Z, ta có thể sử dụng hàm SORT với cú pháp =SORT(first_cell:last_cell, sort_column, is_ascending).

Để làm điều này, ta có thể đánh dấu ô mà ta muốn sắp xếp và nhập hàm SORT với các đối số thích hợp vào ô thanh công thức. Ví dụ: =SORT(A1:D151, 2, FALSE). Trong đó, số 2 cho biết rằng ta muốn sắp xếp theo cột thứ hai và FALSE cho biết ta muốn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái đảo ngược.

Để sắp xếp dữ liệu theo nhiều tiêu chí, chúng ta có thể sử dụng hàm SORT lồng nhau. Ví dụ, nếu chúng ta muốn sắp xếp danh sách Pokémon của mình theo loại, và sau đó trong từng loại, sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái của tên Pokémon, chúng ta có thể sử dụng hàm SORT như sau:

• Đánh dấu ô bắt đầu xuất hiện của dữ liệu cần sắp xếp.
• Nhập =SORT(SORT(A1:D151,3,TRUE),1,TRUE) và nhấn Enter.

• Đối số 3, TRUE yêu cầu hàm sắp xếp theo dữ liệu trong cột 3 theo thứ tự tăng dần. Hàm SORT bên ngoài sẽ sắp xếp lại kết quả của hàm SORT bên trong theo cột 1 (tên Pokémon) theo thứ tự tăng dần.

Lưu ý rằng nếu bạn sử dụng nhiều đối số trong hàm SORT, chúng cần phải theo cặp và bạn phải chỉ định cách bạn muốn sắp xếp cả các cột đó. Ví dụ, nếu bạn chỉ định một cột để sắp xếp, bạn cũng phải chỉ ra cách bạn muốn nó được sắp xếp.

VI. Khi nào thì cần sắp xếp dữ liệu theo chữ cái?

Vì vậy, tất cả những thông tin trên bảng tính sẽ hữu ích tùy theo trường hợp sử dụng của bạn. Nếu bạn đang tổ chức một cuộc đua, bạn có thể muốn sắp xếp danh sách người tham gia theo thứ tự bảng chữ cái hoặc theo thứ tự về đích. Trong khi đó, nếu bạn làm việc trong một doanh nghiệp, việc sắp xếp dữ liệu của bạn có thể giúp bạn xác định nhân viên nào có doanh số bán hàng cao nhất trong một ngày nhất định.

Các trường hợp sử dụng cho bảng tính là rất đa dạng, nhưng điều quan trọng đầu tiên là bạn cần học cách tổ chức thông tin. Nếu việc sắp xếp không quan trọng đối với bạn, bạn có thể tìm hiểu các mẹo và thủ thuật khác để tăng kỹ năng của mình khi sử dụng Google Trang tính.

V.Kết luận:

Việc sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái là một trong những công việc cơ bản và quan trọng nhất khi làm việc với bảng tính. Google Sheets cung cấp nhiều cách để sắp xếp dữ liệu của bạn theo ý muốn, từ sắp xếp đơn giản đến sắp xếp phức tạp. Qua bài viết này, bạn đã học được các bước cơ bản để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái trong Google Sheets. Chúc bạn thành công khi áp dụng những kỹ năng này vào công việc của mình.

Đọc thêm: Winrar là gì? Cách cài đặt và các thủ thuật sử dụng Winrar trên máy tính

Didongmy.com